Компания "Жуков Дмитрий Викторович"
Внимание! Вакансия предполагает выполнение конкретных задач, внимательно ознакомьтесь с описанием!
Компания ищет ответственного и внимательного сотрудника на должность Офис-менеджера.
Обязанности:
- Работа в 1С:Управление торговлей:
- Внесение заявок из Outlook в 1С, создание события и задачи менеджеру ОП .
- Фиксация данных договора в 1С.
- Внесение данных контрагентов в 1С согласно карточке партнера.
- Закрепление контрагентов за менеджерами в 1С по согласованию с руководителем.
- Отчет по просроченным задачам сотрудников офиса.
- Отчетность:
- Ежедневный отчет руководителю по заявкам, выставленным счетам, реализациям и коммуникациям (фиксация нарушений сроков выставления счета).
- Контроль и Проверка:
- Проверка реализаций ч/л на наличие источника обращения клиента (ежедневно).
- Проверка заведенных новых контрагентов на наличие в комментариях источника обращения клиента, правильность условий договора и вид деятельности (вводное событие, ежедневно).
- Договорная работа:
- Регистрация входящих и исходящих договоров в реестр договоров покупателей и поставщиков, отчет 2 раза в месяц.
- Оформление договоров.
- Работа с юристом и договорами (согласование).
- Документооборот:
- Регистрация, скан и подшивка входящих писем.
- Регистрация, скан и подшивка исходящих писем.
- Составление и оформление исходящих писем (Билайн, претензии суд, корреспонденция для юриста, сбор документов и т.д.).
- Подготовка писем и координация отправки и приемки на почту России (1 раз в неделю).
- Отслеживание и распечатка документов от Билайн.
- Обеспечение офиса:
- Сбор заявок на канцелярские товары каждый месяц, формирование заявок на сайте, формирование счета на оплату, контроль за оплатой и получением канцелярских товаров во время, а так же мониторинг цен у других.
- Заказ хозяйственных товаров, офисной мебели и др. необходимых товаров для офиса.
- Организация работы орг. техники (вызов специалиста, замена или заправка картриджей).
- Контроль и организация:
- Контроль за чистотой: столовую, коридор, серверная, а так же на рабочем месте и на месте чаепития клиентов.
- Подготовка Распоряжений и Приказов и ознакомление с сотрудниками офиса.
- Составление графиков дежурств в столовой.
- Организация субботников (составление списка сотрудников, продуктов, сбор подписей и т.д.).
- Взаимодействие:
- Взаимодействие с программистом, контроль исполнения задач.
- Работа с транспортными компаниями, организация забора груза. Поиск перевозчиков товаров (по запросу, от 4-6 раз в месяц).
- Другое:
- Помощь в работе руководителю компании, оперативные задачи.
- Организация работы водителя компании.
Требования:
- Опыт работы в 1С: Управление торговлей обязателен.
- Внимательность к деталям.
- Ответственность и исполнительность.
- Организованность.
- Умение работать с большим объемом информации.
Условия:
- Обсуждаются индивидуально с успешным кандидатом.